Có thể sử dụng chung chữ ký số cho hóa đơn điện tử hay không?

    Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp trong nước sẽ bắt buộc phải hoàn tất việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử. Ngay ở thời điểm hiện tại, rất nhiều doanh nghiệp trong nước đã tiến hành áp dụng hình thức hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn hình thức hóa đơn giấy. Tuy nhiên, hiện tại các doanh nghiệp vẫn còn gặp một số vướng mắc trong quá trình khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là những khó khăn liên quan đến việc sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử 

    Có thể dùng chung chữ ký số cho hóa đơn điện tử hay không? 

      Hầu hết các doanh nghiệp đã và đang sử dụng chữ ký số cho việc kê khai hệ thống iHTKK của Tổng cục thuế và đang thắc mắc không biết rằng có thể dùng chung chữ ký số đó cho hóa đơn điện tử hay không? Câu trả lời là có thể. Doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thông hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. 

      Ngoài ra doanh nghiệp có thể đăng ký cùng lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để xác thực hóa đơn. Yêu cầu chứng thư số đó phải hợp lệ.

    Áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào?

  Trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng. Cụ thể, với những trường hợp sau người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn:

• Bên mua không phải là một đơn vị kế toán
• Bên mua là một đơn vị kế toán, nhưng có đầy đủ những hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán với bên mua như:
  • Hợp đồng kinh tế
  • Phiếu xuất kho
  • Biên bảo giao nhận hàng hóa
  • Biên nhận thanh toán
  • Phiếu thu

Như vậy, có thể thấy rằng trong mọi trường hợp, việc lập hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết cần có dấu của người bán, trừ trường hợp chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán.

Đối với trường hợp các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy cần đảm bảo có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý chỉ được thực hiện chuyển đổi hóa đơn một lần duy nhất và phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin của hóa đơn chuyển đổi.