nguyentuan.kthn@gmail.com
0919 688 559 zalo

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh và đơn giản

10/07/2020

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có thể phát sinh nhiều nguyên nhân khiến bạn cần phải tra cứu hóa đơn, việc tra cứu hóa đơn điện tử làm sao để nhanh chóng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và đưa ra những quyết định quan trọng hợp lý nhất.

Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn một cách tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng nhất ngay dưới đây. Đó là tra cứu trực tiếp thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

Vì sao phải tra cứu hóa đơn điện tử?

Tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn biết được nhiều thông tin về bên phát hành hóa đơn bao gồm: Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn.

Thông qua việc tra cứu, bạn cũng có thể biết được hóa đơn điện tử đó có hợp lệ hay không, hóa đơn đó là giả hay thật…

Đối với người sử dụng hóa đơn còn có thể thông qua đó có những phương án xử lý đối với hóa đơn điện tử.

Các trường hợp nên tra cứu hóa đơn điện tử:

– Kiểm tra và tra cứu hóa đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa (thường tra cứu sau 2 ngày từ ngày thông báo phát hành hóa đơn).

– Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp lệ/hợp pháp của hóa đơn điện tử trước khi hoạch toán và kê khai hóa đơn.

Và dưới đây là cách tra cứu hóa đơn điện tử thông qua website của Tổng cục thuế.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế

Để thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bạn truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Website này được xây dựng giúp tra cứu hóa đơn, biên lai bao gồm các thông tin về hóa đơn, biên lai cho Cơ quan thuế và người nộp thuế phát hành.

tra cuu hoa don

Tra cứu một hóa đơn

Lựa chọn click vào Thông tin hóa đơn, biên lai > Hóa đơn > Tra cứu một hóa đơn

Điền đầy đủ thông tin bao gồm: Mã số thuế người bán hàng hóa/dịch vụ, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.

Nếu là hóa đơn bưu chính viễn thông thì tích vào ô vuông và lựa chọn loại hóa đơn.

thông tin tra cứu hóa đơn điện tử

Điền mã xác thực và ấn tìm kiếm

Và đây là ví dụ về kết quả:

kết quả tra cứu hóa đơn điện tử

Nếu điền chính xác thì kết quả sau khi tra cứu sẽ bao gồm: Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn.

– Trường hợp cả 2 thông tin này đều được hiện đầy đủ thì đây là hóa đơn điện tử hợp lệ, hóa đơn thật.

– Trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin thì đây là hóa đơn điện tử không hợp pháp. Có thể do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo nhưng chưa được đưa lên Cổng thông tin, hoặc cũng có thể do bạn sử dụng trình duyệt web không phù hợp, có thể thử lại với cốc cốc, chrome…. Ví dụ cụ thể như hình dưới đây:

không hiện thông tin hóa đơn

Trong trường hợp này, bên mua hàng cần liên hệ với bên bán để kiểm tra xem họ đã phát hành hóa đơn chưa. Nếu đã phát hành thì cần xin ảnh chụp thông báo phát hành hóa đơn đã được Cơ quan thuế chấp nhận.

Lưu ý: Với các hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế sẽ chỉ hiển thị phần thông tin doanh nghiệp bên mua, không có thông tin hóa đơn.

Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc trên hóa đơn bán hàng là đúng và hợp pháp.

Tra cứu nhiều hóa đơn

Trong trường hợp bạn muốn tra cứu nhiều hóa đơn điện tử cùng một lúc thì làm theo các bước:

Bước 1: Chuẩn bị 1 file Excel với các giá trị được sắp xếp theo các cột (A, B, C, D, E, F…)

Ứng với mỗi cột sẽ là các giá trị bao gồm:

– Mã số thuế

– Mẫu số

– Ký hiệu hóa đơn

– Số hóa đơn

– Hóa đơn invoice của bưu chính, viễn thông

– Hóa đơn Bưu điện của bưu chính, viễn thông

Bước 2: Click vào lần lượt: Thông tin hóa đơn, biên lai > Hóa đơn > Tra cứu nhiều hóa đơn

tra cứu nhiều hóa đơn điện tử

Bước 3: Lựa chọn Trạng thái hóa đơn cần tra cứu: Hóa đơn có giá trị sử dụng hoặc không có giá trị sử dụng.

Bước 4: Ấn vào Chọn tệp và tìm đường dẫn đến file đã chuẩn bị ở bước 1.

Bước 5: Lựa chọn các cột ứng với các nội dung (Ví dụ: Mã số thuế: A, Mẫu số: B) trong file excel đã chuẩn bị.

Bước 6: Điền mã xác nhận

Bước 7: Ấn tìm kiếm

Như vậy, tương tự như tra cứu thông tin một hóa đơn, kết quả sẽ trả ra bao gồm Thông tin người bán hàng hóa và Thông tin hóa đơn, nhưng sẽ hiển thị của nhiều hóa đơn.

Dịch vụ chứng thực chữ ký số của Tập đoàn Bưu Chính Viễn Thông (VNPT CA) là dịch vụ được sử dụng trong các giao dịch điện tử với mục đích xác định danh tính của người ký, đảm bảo giá trị pháp lý và tính toàn vẹn của các giao dịch điện tử. Dịch vụ chữ ký số VNPT CA giúp việc thực hiện các giao dịch từ xa qua internet trở nên đơn giản, nhanh chóng, an toàn và bảo mật.

Ứng dụng của dịch vụ chữ ký số VNPT CA

a. Ứng dụng trong giao dịch điện tử:

– Chứng thực người tham gia giao dịch, xác thực tính an toàn của giao dịch điện tử qua mạng Internet.

– Khai báo hải quan điện tử, thuế điện tử

– Hệ thống nộp hồ sơ xin phép: xuất bản, xây dựng, y tế, giáo dục,…

Chữ ký số VNPT là chữ ký chuyên dùng chữ ký số kho bạc nhà nước thông qua công thông tin điện tử quốc gia

chữ ký số vnpt

Lợi ích của dịch vụ chữ ký số VNPT CA:

An toàn Tin cậy trên cơ sở khoa học: dịch vụ chữ ký số công cộng là dịch vụ dựa trên nền tảng Hạ tầng khóa công khai (PKI) có độ tin cậy cao đã triển khai tại nhiều quốc gia trên thế giới và khẳng định được độ an toàn tin cậy khi được sử dụng cho các giao dịch điện tử.
Được pháp luật bảo đảm, bảo vệ: tại Việt Nam hiện nay chữ ký số đã được pháp luật thừa nhận cụ thể trong nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 đã khẳng định: Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Mang lại hiệu quả về thời gian & chi phí: cá nhân và doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ chữ ký số công cộng sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại đàm phán, ký kết hợp đồng tất cả đều có thực hiện thông qua môi trường mạng.
Tiếp cận cơ hội kinh doanh: không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia dịch vụ chứng thực chữ ký số cho phép doanh nghiệp tiếp cận cơ hội kinh doanh tại bất kỳ đâu chữ ký số được công nhận.
Chi phí phù hợp: chỉ với chi phí cho một thiết bị lưu trữ chữ ký số với mức giá 550.000