• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.

Hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã, nhưng chưa được cấp mã của cơ quan thuế là vì:

• Thông tin hóa đơn người nộp thuế đã lập gửi cấp mã chưa được truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để cấp mã.
• Hoặc hóa đơn đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa đồng bộ dữ liệu về phần mềm TVAN của doanh nghiệp đang sử dụng.
• Lỗi truyền nhận dữ liệu của Tổ chức truyền nhận dữ liệu.

Cách xử lý đối với hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã

Trường hợp của bạn khi đã gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã nên xử lý theo hướng dẫn sau đây để giải quyết hóa đơn nhanh nhất:

Đăng nhập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu được cơ quan thuế cấp để thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế xem đã được tiếp nhận và cấp mã chưa.

• Trường hợp đã được cấp mã: người nộp thuế liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ đồng bộ từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế về phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Trường hợp tra cứu không có dữ liệu: người nộp thuế liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (TVAN) để được hỗ trợ chuyển dữ liệu hóa đơn lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để được cấp mã.

Một số lưu ý khi gặp hóa đơn điện tử bị sai sót?

• Người nộp thuế không tự ý vào chức năng hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ (TVAN) trước khi lập mẫu 04/SS-HĐĐT (trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu 04/SS-HĐĐT thì liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ).
• Người nộp thuế có thể lập mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
• Đối với hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
• Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót: nếu điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương (+), nếu điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm (-) đúng với thực tế điều chỉnh.
• Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của – pháp luật về quản lý thuế.

Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn biết cách xử lý đối với hóa đơn điện tử chưa được cấp mã của Cơ quan Thuế. Mọi thắc mắc, giải đáp, cần hỗ trợ xin liên hệ đến số 02422 484 555 / 0845009222.