Lý do hủy hóa đơn là gì? Thủ tục ra sao?

 Lý do hủy hóa đơn là gì? Khi hủy hóa đơn cần phải tiến hành những thủ tục như thế nào cho đúng? Nếu đây là những vấn đề bạn đang thắc mắc thì đừng bỏ qua bài viết này để có cho mình lời giải đáp chi tiết nhất.

Vì sao phải hủy hóa đơn?

1. Vì sao phải hủy hóa đơn?

Hủy hóa đơn điện tử được coi là nghiệp vụ cơ bản mà mọi kế toán đều phải biết để có thể sẵn sàng xử lý nếu hóa đơn xảy ra lỗi và cần phải tiến hành hủy. Tuy nhiên, dù là hóa đơn điện tử hay chứng từ giấy thì lý do phải hủy hóa đơn cũng không chỉ bởi lỗi sai sót mà còn rất nhiều nguyên nhân khác.

Chi tiết về lý do hủy hóa đơn điện tử và chứng từ giấy đã được Bộ Tài chính quy định rất rõ trong Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC:

• Các hóa đơn đặt in khi bị in sai, in trùng hoặc in thừa đều phải hủy bỏ trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân có hóa đơn nếu không tiếp tục sử dụng thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Theo đó, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất sẽ là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì các đơn vị kinh doanh phải hủy hóa đơn chậm nhất là mười 10 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Ngoài ra, căn cứ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, lý do hủy hóa đơn còn có thể là do hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định nào khác sẽ phải tiêu hủy.

Lưu ý rằng, các hóa đơn dù có lý do hủy hóa đơn nhưng nếu thuộc một số trường hợp đặc biệt dưới đây thì người dùng cần phải hết sức lưu ý, không được tự ý hủy hóa đơn:

• Các hóa đơn là vật chứng của các vụ án thì tuyệt đối không hủy, phải tiến hành xử lý theo pháp luật, kể cả nó có nằm trong trường hợp quy định đơn phải hủy.
• Các hóa đơn viết sai nhưng chưa kê khai thì chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai chứ không cần làm thủ tục hủy hóa đơn.
• Các hóa đơn viết sai đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn mới chứ không cần hủy hóa đơn.

Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

2. Thủ tục hủy hóa đơn đúng nhất hiện nay

Thủ tục hủy hóa đơn đúng nhất hiện nay.

Khi đã có lý do hủy hóa đơn chính đáng, đúng quy định pháp luật thì các doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo đúng cách để đảm bảo không vi phạm pháp luật.

Theo đó, các thủ tục hủy hóa đơn sẽ được áp dụng theo như quy định tại Khoản 3, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Trình tự thực hiện như sau:

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Khi có lý do hủy hóa đơn, các đơn vị kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy trước tiên.

Bước 2: Lập hội đồng hủy hóa đơn

Tiếp sau đó, các đơn vị kinh doanh cần lập hội đồng hủy hóa đơn.

Lập hội đồng hủy hóa đơn.

Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn là phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh. Riêng các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn

Để hoàn tất thủ tục hủy hóa đơn, các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót xảy ra.

Cùng với đó, các đơn vị kinh doanh cũng phải hoàn thành hồ sơ hủy hóa đơn, bao gồm:

• Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
• Biên bản hủy hóa đơn.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn đúng quy định.

Theo đúng quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn; còn bản thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất là 05 ngày tính từ thời điểm thực hiện hủy hóa đơn.

Lưu ý rằng, thủ tục hủy hóa đơn trên được áp dụng với các hóa đơn có lý do hủy hóa đơn hợp pháp và áp dụng với các đối tượng là tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…), hộ và cá nhân kinh doanh.

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn giải đáp lý do hủy hóa đơn và thủ tục cần tiến hành khi muốn hủy hóa đơn.

Xem thêm: Bảng giá chữ ký số VNPT

Để được tư vấn hóa đơn điện tử VNPT và nhận báo giá hóa đơn điện tử VNPT miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ:

Nguyễn Tuấn – Phụ trách Khách Hàng Doanh Nghiệp – TTKD VNPT – Hà Nội

Tel: 0919 688 559                            Email: nguyentuan.kthn@gmail.com

Trân trọng cảm ơn!