Quy định về hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử

Nội dung bài viết

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin, dữ liệu nên doanh nghiệp dần ưu tiên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử là điều dễ hiểu. Thế nhưng, do đây là một hình thức hóa đơn mới, doanh nghiệp sẽ khó tránh khỏi bỡ ngỡ trong quá trình tiếp cận, dẫn đến một số sai sót như sai hình thức thanh toán, viết tên công ty vào phần người mua hàng, địa chỉ trên hóa đơn thiếu chữ Việt Nam,…. Trong bài viết này, các quy định về hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử cùng một số nội dung liên quan sẽ được đề cập để gửi tới quý bạn đọc.

1. Hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử được ghi thế nào?

Về cơ bản, cách viết hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử không khác so với hóa đơn giấy truyền thống và được quy định cụ thể như sau:

• Đối với hình thức thanh toán bằng tiền mặt thì ghi TM;
• Nếu hình thức thanh toán là chuyển khoản thì ghi CK;
• Trường hợp chưa xác định được rõ hình thức thanh toán thì có thể ghi TM/CK.

Khi lập hóa đơn, người lập hóa đơn cần chú ý về hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử:

• Hình thức thanh toán trên hóa đơn bắt buộc là chuyển khoản (CK) đối với những hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên thì khi đó doanh nghiệp mới được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào khoản chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trong trường hợp hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, nếu các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn đã được kế toán điền thông tin theo đúng quy định thì hình thức thanh toán trên hóa đơn có thể ghi là “TM/CK”, khi đó hóa đơn sẽ được coi là hợp lệ.

• Đối với nhiều kế toán có thắc mắc rằng “Hình thức thanh toán trên hóa đơn có phải là chỉ tiêu bắt buộc không?” thì theo hướng dẫn tại Công văn 9208/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, “hình thức thanh toán” là nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn. Khi doanh nghiệp lập hóa đơn giao cho khách hàng tại tiêu thức này ghi: TM/CK, các nội dung bắt buộc khác lập theo đúng quy định thì hóa đơn vẫn hợp lệ để kê khai thuế.

2. Nếu ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử thì xử lý thế nào?

Có khá nhiều kế toán gặp phải sự cố trong quá trình lập và xuất hóa đơn điện tử, trong đó có lỗi hình thức thanh toán trên hóa đơn ghi sai. Việc xử lý hóa đơn điện tử ghi sai sẽ được căn cứ dựa trên thời điểm phát hiện sai sót, Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định cụ thể:

a. Bên bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót trước khi hóa đơn được gửi cho bên mua hàng, hướng xử lý trong trường hợp này sẽ là:

• Kế toán của bên bán hàng sẽ tiến hành hủy hóa đơn đã lập.
• Bước tiếp theo, kế toán của bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên khách hàng.

b. Hóa đơn điện tử đã được bên bán hàng gửi cho bên mua tuy nhiên cả 2 bên đều chưa kê khai thuế, cách xử lý đối với trường hợp này là:

• Đối với hóa đơn điện tử đã lập mà xảy ra sai sót về hình thức thanh toán và đã gửi hóa đơn cho khách hàng, bên bán hàng cần thống nhất với bên mua hàng và tiến hành lập văn bản thỏa thuận thu hồi hóa đơn sai sót.
• Kế toán lập văn bản thỏa thuận để thu hồi hóa đơn ghi sai với đầy đủ chữ ký xác nhận của cả 2 bên, trong văn bản cần ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn và thay thế bằng hóa đơn mới.
• Trong trường hợp này, sau khi đã hoàn thành văn bản thỏa thuận nêu trên, bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế. Nội dung hóa đơn thay thế cần ghi đúng theo quy định.

c. Khi cả bên mua hàng và bên bán hàng đều đã thực hiện kê khai thuế mới phát hiện ra hóa đơn có sai sót về hình thức thanh toán thì cần được xử lý như sau:

• Hai bên cùng thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có đầy đủ chữ ký của bên mua hàng và bên bán hàng, đồng thời trong biên bản đó phải ghi rõ lý do sai sót.
• Bên bán hàng tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định và gửi cho bên mua hàng. Nội dung ghi trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Điều chỉnh hình thức thanh toán cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày… tháng… năm…”.

Để tham khảo thêm các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cũng như giải đáp một số thắc mắc khác như địa chỉ trên hóa đơn có cần ghi Việt Nam không, cách xử lý nếu hóa đơn ghi thiếu chữ “tỉnh”…, kế toán có thể xử lý hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ bên mua nhưng ghi đúng mã số thuế bên mua bằng cách hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Một số trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thì thực hiện theo hướng dẫn được nêu rõ tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định về cách thức xử lý đối với hóa đơn đã lập.

Hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp kế toán tự tin hơn trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp mình, đồng thời giúp ích cho nghiệp vụ của kế toán được vững chắc hơn trong tương lai.

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử  hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

Nguyễn Tuấn – Phụ trách Khách Hàng Doanh Nghiệp – TTKD VNPT – Hà Nội

Tel: 0919 688 559                            Email: nguyentuan.kthn@gmail.com

Trân trọng cảm ơn!