Thủ tục chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chi tiết nhất

Một trong những vướng mắc đầu tiên của thủ tục chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chính là quy trình hủy hóa đơn tự in và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn một cách chi tiết nhất về các thủ tục cần thiết cho doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

1.Trình tự, thủ tục hủy hóa đơn tự in khi không sử dụng

Đối tượng áp dụng: Hủy hóa đơn của tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…), hộ, cá nhân kinh doanh và trình tự thực hiện như sau:

• Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
• Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Thành phần Hội đồng hủy hóa đơn:

• • Phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh
  • Đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Lưu ý: Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

• Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bộ hồ sơ đầy đủ để hủy hóa đơn tự in, bao gồm:

• • Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh
  • Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết các nội dung sau: Tên hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn; Số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)
  • Biên bản hủy hóa đơn
  • Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2019/TT-BTC) phải có các nội dung sau: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; Lý do hủy; Ngày giờ hủy; Phương pháp hủy.

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Có 2 hình thức nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn:

• • Trực tiếp: Lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại doanh nghiệp, 1 bản nộp cho cơ quan thuế
  • Nộp thuế qua mạng: Vào phần mềm HTKK thực hiện thông báo  kết quả hủy hóa đơn, kết xuất xml rồi nộp qua mạng (tương tự nộp tờ khai thuế GTGT).

2. Trình tự, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi về cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14-03-2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bộ hồ sơ đầy đủ để doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
• Hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được cung cấp bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)

Bộ hồ sơ này phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).

Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK  và thực hiện theo các bước như sau:

• Chọn mục Hóa đơn
• Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
• Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
• Chọn “Kết xuất XML”

Sau đó đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

• Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn/
• Đăng nhập MST của doanh nghiệp.
• Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai
• Chọn Thông báo phát hành hóa đơn => Tiếp tục
• Sau khi đăng ký xong sau đó vào mục Nộp tờ khai => Tải lên (Tương tự nộp tờ khai thuế GTGT).

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

• Scan hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho Doanh nghiệp sau đó đính kèm trong File Word.
• Vào mục Tra cứu chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn
• Đính kèm File word vào thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.
• Chọn File word hóa đơn mẫu để nộp => Ký nộp

Lưu ý:

• Cả 3 thủ tục nêu trên doanh nghiệp gửi tới cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan Thuế một lần duy nhất. Nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử 1 cách hợp pháp (Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27-04-2017).
• Cách kiểm tra: Truy cập vào http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để xem tình trạng hóa đơn đã được sử dụng hay chưa. Nếu kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin là được phép sử dụng, nếu chưa có kết quả thì phải in bản cứng để nộp trực tiếp cho cơ quan thuế.